Frivilligt arbejde: Hvor meget kan man forlange?

Bjørn Anker-Møller skriver bl.a.:

Det kunne være interessant at høre din mening om hvad klasseorganisationer, sejlere og DS kan/kunne gøre for at gøre livet lettere for stævnearrangøren.

Er det en fordel eller en ulempe hvis en klasse tilbyder at stille med officials, fx en protestkomité eller en baneleder?

Hvem har ansvaret for "markedsføring" af stævnet og evt. fremskaffelse af sponsorer?

Hvad er rimeligt omkring økonomien i stævnerne? Skal hvert stævne som udgangspunkt hvile i sig selv, eller er det acceptabelt at nogle stævner går i minus, hvis bare hele sæsonen totalt har et nul-resultat for klubben?

Flere hænder savnes

De fleste klasser har en meget god idé om, hvad de vil have, hvad et stævne bør koste, og hvad der er rimeligt at opkræve hos sejlerne. Så langt så godt. Nogle vil ikke have andet end sejladserne, det er billigt og ”nemt”. Andre vil have hele molevitten, og det koster. Men ikke nødvendigvis kroner og øre.

Det allerstørste problem er at skaffe hænder. Vi kan som regel skaffe folk til arbejdet på vandet. Men når det kommer til bureauet og skafningen, er det et problem.

Der er ingen tvivl om, at klasserne kan hjælpe arrangøren med flere hænder. Det kunne f.eks være hjælp til at lave morgenmad og frokost. Indkøb er også en tung post, som, hvis det er et større stævne, nemt kan tage en halv dag.

I Hellerup har vi en restaurant, vi entrerer med, hvis der skal være stævnemiddag. Det må vi betale os fra, vi har ikke alternative køkkenfaciliteter. Men andre klubber, der har et klublokale med køkken, kunne have stor glæde af ekstra hænder til at lave eller anrette en middag, hvad enten maden er hjemmelavet eller kommer udefra.

Bemanding af bureauet kræver folk med specialviden. Viden om klasseregler, statutter og måske erfaring med pointberegning. (Sailwave) Men er der nogen der kan det, er de meget velkomne.

Jeg kan ikke se at Dansk Sejlunion kan gøre ret meget mere end de allerede gør. Det virtuelle kontor, er et godt eksempel. Så længe DS holder deres papirer opdaterede, er vi ikke helt på herrens mark. Men flere hænder tror jeg ikke DS kan levere. Den må vi selv klare.

Egne officials eller nogen udefra?

Det kan være begge dele. Men som udgangspunkt vælger vi en baneleder, som vi ved kan håndtere den pågældende opgave. Ofte har klassen allerede en baneleder de foretrækker, og hvis vedkommende har tiden, lysten og evnerne, er det fint for os. Det samme gælder for en protestkomite, hvis den ellers kan sammensættes, så kravene passer til stævnet. Men det er tit sådan, at de fleste klubber har nogle de kender og foretrækker.

Med hensyn til officials, så er der nogle helt praktiske ting der gør, at ikke alle kan bruges til alle opgaver. Der er mange hestekræfter i en følgebåd, og den overlader vi ikke til hvem som helst. Det kræver også en vis viden at lægge en bane ud og justere den. Men mangler vi nogle hænder, til mindre ansvarsfulde opgaver, er selv helt uerfarne folk velkomne. Vi bruger ofte at sammensætte f.eks mandskabet på en følgebåd med en meget erfaren og en uerfaren. Så får vi også lært nye op. Men der foretrækker vi nok at bruge vores egne, så vi får glæde af dem senere.

Markedsføring og sponsorer

Ansvaret for markedsføring og sponsorer er to af de vigtige emner, som skal aftales med klasserne. Der er ingen fast model, men vi må udnytte de ressourcer og kontakter, som hver part har, bedst muligt. Derfor kan vi måske gøre tingene på en måde med en klasse og anderledes med en anden. Både markedsføring og sponsorarbejde kræver en kvalificeret indstilling og indsats for at opnå det bedste resultat i medierne og hos sponsorerne. Desværre er det ofte i konflikt med amatørernes hverdag.

Skal et stævne give overskud?

Personligt vogter jeg ikke nidkært over økonomien. Men jeg kan ikke tillade mig at et stævne går i minus. Jeg ved jo ikke, hvordan resten af sæsonen spænder af.

Som udgangspunkt har vi nogle faste udgifter der skal dækkes. Det er brændstof, afskrivning på materiel, evt. leje af dommerbåd mm. Derudover skal der købes nye radioer, krudt, stangbøjer osv. en gang imellem.

Når de faste udgifter er beregnet aftaler vi med klassen, hvad det skal koste. Det vil sige, alt det der kommer udover de faste omkostninger skal lægges til. Forplejning, præmier, moleøl, middag, t-shirts og meget mere.

Det springende punkt er altid, hvor mange deltagende både der kommer. Regnestykket ser uværgerligt noget anderledes ud, om der er ti eller 30 både. Klasseforeningen siger 40 og vi siger 20. Så lander vi på 30. Og det passer som regel så nogenlunde.

Det kan være en god idé at lave en risikodeling med klasseorganisationen, så klassen sikrer en minimumsomsætning mod til gengæld at få del i et eventuelt overskud. Noget for noget. Det kan også holde omkostningerne nede, hvis klassen bidrager med præmier – f.eks. fra grej-leverandører.

Afstem forventningerne

Konklusionen må være, at sejlsport og stævneledelse ikke er en eksakt videnskab. Der er klasser der giver enormt meget (ikke kun penge) og de får meget igen. Så er der andre, der er meget krævende, og de får nok ikke helt så meget. En god dialog er meget vigtigt.

Det allervigtigste er, at forventningerne er afstemt på forhånd, så der ikke er sure miner bagefter. Husk, at vi gør det for sjov!