X-40-sejler: Start med en simpel kalender

Så er dagene ved at være så lange at det er tid til at starte planlægningen af årets kapsejladser, fortæller Henrik Jørgensen, der gerne deler ud af sin viden til glæde for sejlere.

Han fortæller videre.

På X²box er vi allerede godt i gang med at skabe overblik over hvilket sejladser vi skal deltage i og hvilke gaster, der kan deltage i hvilke sejladser.

Men når man skal have aktiveret en besætning på 10 mand har erfaringerne vist at der kræves en hel del planlægning. Det er således kritisk at sikre at basisbesætningen er på plads og at man samtidig har nogle reserver, der løbende kan tilkaldes hvis det er nødvendigt. Men uden at have et overblik kan det være svært at vide hvornår problemerne kan opstå.

På X²box har vi i år valgt at skabe dette overblik ved følgende:

Simpel kalenderoversigt

Oversigten indeholde de sejladser vi planlægger at deltage i. Formatet er en køleskabskalender der er hurtig at overskue og tillige kan sætte op i hjemmet, så familien ved hvornår man er på vandet.

Vi anvender Excel til kalenderen, og den kan derfor nemt tilrettes andre bådes kalender.

Bemandingsliste

For at sikre at vi ved hvem der kan deltage i de enkelte sejladser, har vi etableret en bemandingsliste hvor den enkelte kan melde til/fra til den enkelte sejlads. Herved ved vi på forhånd hvornår reserverne skal indkaldes og hvilke sejladser der kan aflyses allerede inden vi møder op i havnen.

Listen indeholder de planlagte kapsejladser, men og de vigtige transportsejladser. Samtidig indeholder navne, telefonnumre, e-mails på basisbesætningen, reserveriste og eksterne gæster (som f.eks. sejlmagere, bådkonstruktører, bankforbindelser, konen og mange andre J)

Formatet er en Excel som hurtigt opdateres men også tilrettes andres både. Bemærk at modellen tillige viser det enkelte besætningsmedlems aktivitet på vandet (sejladser og estimeret timer).

Kommunikation før/under/efter sejladserne

For at sikre den seneste information, har vi oprettet en Facebook side. Her kan besætningen se den seneste information & status, dele billeder og beskeder.

Siden bruges også til at give status før/under/efter sejladserne…. Og især ved distancesejladser bruges siden til at give korte update og billeder til landkrabberne.

Opsætningen af denne Facebook side er tager under 10 minutter og har vist sigt at være særdeles udbytterig.

Vi ses på havet

Sejlerhilsen

Henrik Jørgensen